المهام - إدارة مراقبة المخزون

مهام

مهام وإختصاصات الإدارة:

•         مسك بطاقات مراقبة صنف مناظرة لبطاقات الصنف بهدف الرقابة على حركة الأصناف في المستودعات ويتم القيد في تلك البطاقات من               واقع المستندات المؤيدة.

•         مسك بطاقات عهدة للأصناف المستديمة المصروفة كعهدة شخصية للموظفين وكذلك بطاقات عهدة للأصناف المستديمة المصروفة عهدة للإدارات والأقسام والمواقع التابعة للجامعة.

•         حفظ المستندات المؤيدة للقيود.

•         القيام بكل ما يتعلق بإجراءات وضبط قيود حركة الأصناف في البطاقات .

•         إجراء مطابقة على فترات دورية للقيود الواردة في بطاقات مراقبة الصنف على تلك الواردة في بطاقات الصنف.

•         حصر ومتابعة الأصناف التي يتقرر إصلاحها أو منحها أو بيعها أو إتلافها بموجب تقارير دورية ترسل للمشرف العام على الشؤون الإدارية            والمالية.

•         تزويد الجهات ذات العلاقة بالبيانات والمعلومات المستودعية اللازمة في حال حدوث عجز أو فقد أو تلف أو غير ذلك كتقدير الاحتياجات               السنوية .

•         الاشتراك مع لجان تحديد المعدلات الخاصة بتموين غرف الإمداد والطوارئ والمواقع واللجان الأخرى حسب الحال.

•         فحص البيانات الخاصة بالراكد والمكدس من المخزون وإبداء التوصيات بشأنها.

•         تقرير ما يلزم بشأن تخزين الأصناف أو صرفها مباشرة.

•         إجراء مطابقة شهرية للأرصدة الفعلية لبعض الأصناف في المستودعات مع ما يقابلها من أرصدة مسجلة في بطاقات مراقبة الصنف للتحقق           من انتظام القيود.

•         الحد من عدد الأصناف المتشابهة وفقا للمقاييس التي تضعها الهيئة العربية السعودية للمواصفات والمقاييس.

•         إعداد بيانات عن قيمة العجز والزيادة في أرصدة الأصناف من واقع استمارات وتقارير لجان الجرد أو تقارير ديوان المراقبة العامة.

•         دارسة تقارير الجرد واستخراج أرصدة المخزون ووضع قيمة لها في نهاية كل سنة مالية.

•         إجراء عمليات الجرد وفقا للمادة (27) والمادة (28) من قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية .

•         إجراء الدراسات اللازمة لتحديد مستويات التخزين المناسبة وتحديد الكمية الاقتصادية للتخزين لتجنب النقص أو الزيادة في الأصناف                   المخزنة.